Tietosuojaseloste
Rekisterin nimi ja ylläpitäjä:
Sustapron markkinointirekisteri
Sustapro Oy
y-tunnus: 3228056-1
www.sustapro.net
Yhteyshenkilö:
Jenni Neste
jenni.neste@sustapro.net
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Asiakasviestintä, myynnin yhteystietojen hallinta, kohdennettu markkinointi.
Henkilötietojen käsittely perustuu Sustapron oikeutettuun etuun tai rekisteröidyn antamaan markkinointisuostumuksen.
Rekisterin tietosisältö:
Tietokannassa säilytetään seuraavia tietoja asiakkaista ja potentiaalisista asiakkaista ja sidosryhmistä:
- nimi, titteli, rooli yrityksessä, yhteystiedot
- työrooliin liittyvät selostukset myyntiin liittyvistä tapaamisista, puheluista ja muista keskusteluista
- myyntihankkeisiin liittyvät sähköpostikeskustelut
- sähköposteihin liittyvät seurantatiedot, verkkosivuvierailutiedot ja henkilön lähettämät sähköiset lomakkeet
Säännönmukaiset tietolähteet:
Asiakkaat tai potentiaaliset asiakkaat lisäävät itse perustietonsa järjestelmään verkkolomakkeiden avulla. Sustapron työntekijät kirjaavat aktiivisessa vaiheessa olevien myyntihankkeiden kannalta oleelliset kontaktit järjestelmään. Päättäjätietoa voidaan hankkia kumppaneilta, joilla on lupa luovuttaa kyseisiä tietoja Sustapron käyttöön. Järjestelmä hyödyntää evästeitä (”cookies”) verkkosivuvierailujen seurantaan ja mahdollistaakseen verkkolomakkeiden toiminnan.
Tietojen säännönmukaiset siirrot ja luovutukset:
Tietoihin on pääsy Sustapron työntekijöillä. Tietoja luovutetaan rajatusti ja kohdistetusti esimerkiksi tapahtumien järjestämisen yhteydessä Sustapron kumppaneille. Vain kunkin yksittäistapauksen kannalta välttämättömät tiedot luovutetaan. Henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa kolmannelle osapuolelle, jolloin Sustapro takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassaolevan henkilötietojen suojaa koskevien sääntelyn mukaisesti.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle, paitsi, jos henkilötietoja siirretään Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen tai Euroopan komission hyväksymiin valtioihin, jotka noudattavat riittävää tietosuojan tasoa.
Rekisterin suojauksen periaatteet:
Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttö on rajattu Sustapron työntekijöille sekä tarpeen mukaan tekniselle tuelle. Käyttöoikeuksien pyynnöstä, hyväksymisestä ja lisäämisestä jää dokumentaatio järjestelmään.
Henkilötietojen säilytysaika:
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietojen säilytysajat määräytyvät seuraavien perusteiden mukaisesti: 1)Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin Sustapron oikeutetun edun voidaan perustellusti katsoa olevan voimassa. Oikeutetun edun voimassaolon Sustapro määrittelee esimerkiksi Sustapron verkkopalveluiden käytön ja rekisteröidyn sekä Sustapron välisen yhteydenpidon, kuten aktiivisessa vaiheessa oleviin hankkeisiin liittyvän yhteydenpidon, perusteella. 2)Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä, kun tämä peruuttaa markkinointisuostumuksensa tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Tällöin rekisterissä säilytetään kuitenkin suoramarkkinoinnin kieltoa koskeva tieto. 3.)Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä, mikäli rekisteröity on pyytänyt tietojensa poistoa, eikä Sustaprolla ole muuta perustetta henkilötietojen käsittelylle. Vanhentuneet ja poistettaviksi merkityt tiedot poistetaan säännöllisten tietokanta-ajojen yhteydessä.
Rekisteröidyn oikeudet:
Tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle useita oikeuksia, joita käyttämällä rekisteröity voi itse määrätä henkilötietojensa käsittelystä. Rekisteröidyn oikeudet ovat seuraavat:
– Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö tämä häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät tiedot.
– Oikeus oikaista tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus oikaista rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät, virheelliset tiedot, tai täydentää rekisterinpitäjän hänestä käsittelemiä puutteellisia tietoja.
– Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa tällaiset tiedot, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.
– Käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröidyllä voi tietyissä lakisääteisissä tapauksissa olla oikeus saada rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.
– Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä voi olla oikeus saada rekisterinpitäjältä rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
– Suoramarkkinointi ja oikeus kieltää henkilötietojen käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä henkilötietojaan suoramarkkinointitarkoituksiin. Jos rekisteröity on antanut rekisterinpitäjälle suostumuksensa sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseen, voi rekisteröity perua suostumuksensa koska tahansa.
Rekisteröity voi käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan lähettämällä oikeuden käyttöä koskevan pyynnön omakätisesti allekirjoitettuna osoitteeseen: Sustapro Oy / Tietosuoja; Huopalahdentie 8 B 12, 00330 Helsinki. Pyynnön liitteenä tulee toimittaa kopio allekirjoituksen sisältävästä henkilöllisyystodistuksesta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, Sustapron henkilötietojen käsittelystä.